ข้อสอบ ทฤษฎีและแนวคิดด้านการติดตามและประเมินผล

1. กระบวนการที่สําคัญกระบวนการหนึ่งของกระบวนการจัดการองค์กร คือ

ตอบ   การติดตามและประเมินผล

2. วิลเลียม เอ โชรด และแดน วอยช์จูเนียร์ ได้ให้คำนิยามของ การจัดการ ไว้ว่าอย่างไร

ตอบ  การจัดการคือ “กิจกรรมหรือกระบวนการสําหรับการประสานและบูรณาการการใช้ทรัพยากรเพื่อการบรรลุเป้าหมายขององค์กรด้วยการใช้คนซึ่งคนจะใช้เทคนิคและข่าวสารในโครงสร้างขององค์กร”

3. กระบวนการจัดการดังกล่าวประกอบด้วยอะไรบ้าง

ตอบ   การวางแผน (Planning)  การจัดองค์กร  (Organizing)  การเป็นผู้นํา (Leading)                             และการประเมินผล (Evaluation)1

4. องค์ประกอบในการวัดผลตามแนวคิดของ Balanced Scorecard  ภายใต้มุมมองแต่ละด้านประกอบ ด้วยประเด็นของอะไรบ้าง

ตอบ   (1) วัตถุประสงค์ (objective)  เพื่อเป็นการกํานดวัตถุประสงค์ของแต่ละมุมมองที่ต้องการจะชี้วัด

(2) ตัวชี้วัด (Performance Indication)  คือ ตัวชี้วัดนั้นจะแสดงให้เห็นว่าองค์กรได้บรรลุถึงวัตถุประสงค์ในแต่ละด้านหรือไม่

(3) เป้าหมาย (Target )  คือ เป้าหมายหรือค่าตัวเลขที่ตั้งไว้ เพื่อให้องค์กรบรรลุถึงค่านั้นๆ

(4) แผนงาน โครงการที่ตั้งใจ (Initiatives) คือ แผนการปฏิบัติงานที่มีการลําดับ                  เป็นขั้นๆ ในการจัดทํากิจกรรม

5. แนวคิดในการควบคุมและประเมินผลแผนกลยุทธ์ มีองค์ประกอบที่สำคัญ ได้แก่อะไรบ้าง

ตอบ       1. การติดตามผลการดําเนินการ (Track Status)  เป็นเครื่องมือสําคัญของผู้บริหารที่จะสร้างความมั่นใจได้ว่าการปฏิบัติงานขององค์กรเป็นไปในทิศทางที่ถูกต้องและสามารถสร้างผลงานที่สอดคล่องตามเป้าประสงค์หรือจุดมุ่งหมายที่วางเอาไว้การติดตามผลการดําเนินงานจะช่วยให้ผู้บริหารทราบข้อมูลที่เป็นตัวบ่งชี้ปัญหาและอุปสรรคที่เกิดขึ้นซึ่งจะเป็นข้อมูลแก่ ผู้บริหารในการปรับเปลี่ยนกลยุทธ์ให้สอดรับกับสถานการณ์ที่เปลี่ยนแปลงไป

การติดตามผลการดําเนินงานนี้ หมายความรวมถึงการรวบรวมผลการดําเนินงานใน  แต่ละช่วงเวลาของกิจกรรม งานโครงการต่างๆสอดคล่องตามตัวชี้วัดผลสําเร็จของการดําเนินงานในแต่ละระดับที่ได้กําหนดไว้ในแผนปฏิบัติงานประจําปี

2. การรายงานความก้าวหน้า (Communicate Progress)  เป็นกระบวนการหลังจากที่ได้มีการรวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับผลการดําเนินงานตามแผนกลยุทธ์ภายใต้กรอบของตัวชี้วัดผลสําเร็จของการดําเนินงานในแต่ละช่วงเวลาแล้วเป็นหน้าที่ของผู้มีหน้าที่ในการกํากับติดตามผลที่จะต้องจัดทํารายงานสรุปเสนอต่อผู้บริหารให้ได้รับทราบความก้าวหน้าในการปฏิบัติงานเป็นระยะรวมทั้งควรส่งข้อมูลย้อนกลับให้แก่ผู้ปฏิบัติงานที่เกี่ยว ข้องเพื่อช่วยให้ผู้รับผิดชอบแต่ละระดับดําเนินการปรับปรุงแก่ไขการปฏิบัติงานให้เป็นไปตามแนวทางที่เหมาะสม
3. การวัดผลและประเมินผล (Measurement and Evaluation) จะประกอบด้วยกระบวนการย่อย 3 ขั้นตอน   ได้แก่  การเก็บรวบรวมข้อมูล การวิเคราะห์และประเมินผลข้อมูล และการนําเสนอผลการประเมิน การวัดผลและประเมินผลจะเป็นการประเมินผลสําเร็จของการปฏิบัติงานตามแผนในแต่ละรอบเวลาที่กําหนดซึ่งผลที่ได้จากการประเมินจะเป็นข้อมูลพื้นฐานในการวางแผนกลยุทธ์รอบต่อไปขององค์กร

6. การวัดผลและประเมินผลประกอบไปด้วยกระบวนการย่อยกี่ขั้นตอน อะไรบ้าง

ตอบ   3   ขั้นตอน   ได้แก่    1. การเก็บรวบรวมข้อมูล     2. การวิเคราะห์และประเมินผลข้อมูล

3. การนําเสนอผลการประเมิน

7. กระบวนการในการควบคุมและติดตามผล แบ่งเป็นกี่ขั้นตอน อะไรบ้าง

ตอบ    4  ขั้นตอน   ได้แก่

1. การกําหนดมาตรฐานที่ใช้วัด (Establishing Standard)ทุกองค์กรจะมีวัตถุประสงค์ขององค์กร ดังนั้นมาตรฐานที่กําหนดนโยบายจะต้องสอดคล่องกับวัตถุประสงค์นั้น มาตรฐานโดยทั่วไปแยกเป็น 2 ประเภท ได็แก่   มาตรฐานผลผลิต (Output Standard) และมาตรฐานปัจจัยที่ใช้ในการผลิต (Input Standard)
2. การวัดผลงานที่ทําได้จริง (Measuring Actual Performance) ได้แก่ การวัดผลงานที่เกิดขึ้นจริงเป็นหน่วยการผลิตที่จริง หรือความพยายามที่ให้กับงานจริง หน่วยวัดที่ใช้จะต้องเป็นอย่างเดียวกันกับมาตรฐานที่กําหนดขึ้นมา เช่น จํานวนที่ผลิต จํานวนวันที่ขาดงาน จํานวนแฟ้ม จํานวนรายได้ที่เกิดขึ้น ซึ่งผลงานเหล่านี้ได้มาจากการรายงาน การสังเกต และสถิติตัวเลขต่างๆ
3. การเปรียบเทียบผลงานที่ทําได้จริงกับมาตรฐาน(Comparing Actual Performance with Standard) เป์นการเปรียบเทียบเนื้อหาความแตกต่างที่เกิดขึ้น ระหว่างหน่วยงานที่ทําให้จริงกับมาตรฐาน
4. การแก่ไขให้ถูกต้อง (Taking Corrective Action) ได้แกี่ การดําเนินการทางด้านการบริหาร เมื่อพบความแตกตางระหว่างผลงานที่เกิดขึ้นจริง กับมาตรฐานเพื่อปรับการดําเนินงานให้เป็นไปตามแผนที่ต้องการ

8. เทคนิคในการควบคุมและติดตามผล แบ่งออกเป็นกี่ด้าน อะไรบ้าง

ตอบ    4  ด้าน  ได้แก่

• การควบคุมด้านคุณภาพ หมายถึงเทคนิคต่างๆที่นํามาใช้เพื่อวัดว่าสินค้าและบริการที่

ผลิตได้นั้นตรงต่อความต้องการของลูกค้า

2)            การควบคุมด้านปริมาณ     คือการควบคุมที่มีการใช้ตัวเลขต่างๆ เพื่อนํามาใช้วัด

ในทางปริมาณ    เช่นการวัดจํานวนผลผลิตว่าเป็นไปตามที่ตั้งเป้าหมายเอาไว้หรือไม่

3)            การควบคุมด้านค่าใช้จ่าย   โดยการใช้ระบบงบประมาณเพื่อควบคุมค่าใช้จ่ายซึ่ง

เป็นเทคนิคที่สําคัญและนิยมใช้มากที่สุดโดยการให้หน่วยงานจัดทํางบประมาณการใช้

จ่ายในทุกๆ ด้านไว้ล่วงหน้าเมื่อเข้าสู่ขั้นตอนการปฏิบัติ ผู้บริหารก็จะสามารถ

ควบคุมค่าใช้จ่ายโดยวัดผลการใช้จ่ายที่เกิดขึ้นกับงบประมาณที่ตั้งเอาไว้

4)            การควบคุมด้านเวลา  คือการควบคุมให้งานต่างๆ ดําเนินไปได้โดยสามารถจัดทําได้

เสร็จตามกําหนดเวลาที่วางเอาไว้

9. การควบคุมและติดตามผลที่มีประสิทธิภาพต้องมีลักษณะอย่างไร

ตอบ   ระบบการควบคุมและติดตามผลทีมีประสิทธิภาพจะต้องมีความถูกต้อง   ความทันเวลา    ความประหยัด  ความยืดหยุ่น  การสามารถเข้าใจได้    มีมาตรฐานที่สมเหตุสมผล มีการจัดระบบอย่างมีกลยุทธ์    มีการเน้นกฎแห้งข้อยกเว้น  มีการใช้มาตรการหลายๆอย่าง   และมีการแก้ไขให้ถูกต้อง 

10. คุณลักษณะของการควบคุมและติดตามผลที่ดีต้องเป็นอย่างไร

ตอบ   คุณลักษณะของการควบคุมและติดตามผลที่ดีต้องประหยัด   รายงานผลต้องรวดเร็ว เน้นส่วนสําคัญของผลงาน  สามารถเข้าใจได้ง่ายและ เป็นที่ยอมรับ